Panduan Keuangan Organisasi

 

 

BUKU PEGANGAN KEUANGAN

 

 

[Masukkan Nama OMS]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Versi:

Tanggal Diambil (Date adopted):

Tanggal Peninjauan:

1.      Prinsip-Prinsip Umum

1.1    Sasaran-sasaran yang ditetapkan [Nama OMS] adalah [masukkan sasaran-sasaran disini]. Semua aktifitas, sumber daya dan keuangan didedikasikan untuk cita-cita/tujuan (goal) ini.

1.2    [Nama OMS] mengharapkan standar integritas dan profesionalisme yang tinggi dari semua yang berhubungan dengan itu. Buku Pegangan ini ada untuk membantu manajemen, staf dan relawan mencapai standar-standar itu.

2.      Anggaran

2.1    Anggaran Perusahaan (Corporate Budgets)

2.1.1                   OMS harus membuat Anggaran Perusahaan pada [masukkan bulan] setiap tahun.

2.1.2                   Anggaran itu akan didasarkan pada template anggaran kosong di Lampiran 1.

2.1.3                   Anggaran harus dibahas dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran]

2.1.4                   Anggaran seharusnya di update dan dipresentasikan ke [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran] setiap [masukkan periode waktu:biasanya baik itu satu atau tiga bulan].

2.1.5                   Varian lebih dari 10% pada garis anggaran apapun seharusnya disorot dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran].

2.2    Anggaran Proyek (Project Budgets)

2.2.1                   OMS harus membuat Anggaran Proyek untuk masing-masing anggaran lebih dari [tetapkan ambang batas minimum].

2.2.2                   Semua proyek yang didanai secara eksternal harus mempunyai anggaran proyek.

2.2.3                   Anggaran itu akan didasarkan pada template anggaran kosong di Lampiran 2.

2.2.4                   Anggaran harus dibahas dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran]

2.2.5                   Anggaran seharusnya di update dan dipresentasikan ke [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran] setiap [masukkan periode waktu:biasanya baik itu satu atau tiga bulan].

2.2.6                   Varian lebih dari 10% pada garis anggaran apapun seharusnya disorot dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran].

 

3.      Peraturan dan Ketentuan Keuangan

3.1    Pengadaan (Procurement)

3.1.1                   OMS akan memperoleh tiga (3) penawaran untuk semua pembelian yang diajukan yang melebihi [masukkan ambang batas minimum].

3.1.2                   Ambang batas ini harus ditetapkan oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab menetapkan ambang batas].

3.1.3                   OMS akan memperoleh tiga (3) penawaran untuk semua kontrak layanan tahunan yang diajukan.

3.1.4                   Pengadaan apapun melebihi [masukkan ambang batas minimum] harus disetujui oleh [masukkan posisi petugas senior yang dapat menyetujui pembelian-pembelian besar].

3.1.5                   Pengadaan apapun melebihi [masukkan ambang batas minimum] akan dimasukkan ke tender terbuka.

3.1.6                   OMS akan memperoleh tiga (3) kutipan untuk semua kontrak layanan.

3.1.7                   OMS akan menyerahkan pembelian atau kontrak  apapun yang nilainya lebih besar dari [masukkan ambang batas minimum] ke tender terbuka.

3.2    Pembayaran (payments)

3.2.1                   Dimanapun memungkinkan, pembayaran lebih dari [tetapkan ambang batas minimum] seharusnya dilakukan dengan cek bank atau transfer bank online.

3.2.2                   Semua cek harus ditandatangani atau transfer yang disetujui oleh dua penandatangan.

3.2.3                   Petugas yang sekarang memiliki otoritas untuk menandatangani cek atau menyetujui transfer bank online adalah:

1: ____________________________________

2:____________________________________

3:____________________________________

4:____________________________________

3.2.4                   Cek seharusnya ditandatangani atau transfer disetujui hanya ketika semua dokumen back up sudah ditempel seperti kutipan, faktur, surat jalan asli (delivery receipt) dll.

3.3    Rekonsiliasi Bank

3.3.1                   Rekening bank untuk bulan sebelumnya harus direkonsiliasi diawal setiap bulan baru.

3.3.2                   Semua entri pada laporan bank harus dicek  terhadap dokumentasi back-up yang mencatat pendapatan dan pengeluaran (misalnya kuitansi, pertinggal (cheque stubs), daftar kas (cash logs) dll)

3.3.3                   Rekonsiliasi harus dilakukan oleh [masukkan posisi petugas].

3.3.4                   Masalah apapun seharusnya dilaporkan ke [masukkan posisi petugas].

3.4    Proyek yang didanai secara Eksternal

3.4.1                   Dana proyek adalah pendapatan terbatas yang telah diberikan untuk mencapai cita-cita/tujuan (goal) tertentu. Dalam keadaan apapun, dana itu seharusnya tidak digunakan untuk tujuan apapun  selain tujuan yang disetujui dengan pemberi dana dan dinyatakan dalam kontrak atau dokumen resmi lainnya.

3.4.2                   Manajer proyek harus menginformasikan kepemimpinan dengan segera jika itu menjadi jelas bahwa proyek tidak dapat diselesaikan dengan memuaskan. Manajer proyek, dibawah arahan dari kepemimpinan, harus membahas masalah itu dengan pemberi dana dan menawarkan untuk mengembalikan dana proyek yang besar yang sesuai.

3.4.3                   Rincian pengeluaran proyek harus disimpan terpisah dalam anggaran, buku dan rekening untuk memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi dengan mudah berapa banyak yang sudah dihabiskan dan berapa jumlah dana yang tersisa dari kegiatan proyek yang besar.

3.4.4                   Ini tanggung jawab manajer proyek yang ditunjuk untuk memastikan bahwa semua target proyek dipenuhi. Target apapun yang nampaknya terlewat seharusnya disorot dan dilaporkan ke kepemimpinan. 

3.4.5                   Ini tanggung jawab manajer proyek yang ditunjuk untuk memastikan bahwa semua laporan proyek untuk donatur dibuat seperti yang diharuskan oleh kontrak.   

3.5    Aset

3.5.1                   Semua aset fisik bergerak yang berharga lebih dari [tetapkan ambang batas minimum] harus ditandai dengan label khusus OMS.

3.5.2                   Aset-aset ini seharusnya dimasukkan dalam Daftar Aset yang menyebutkan lokasi geografis aset.

3.5.3                   Daftar aset seharusnya di update jika aset ditransfer ke tempat proyek atau fasilitas program yang lain.

 

4.      Informasi Keuangan untuk Manajemen

4.1    Informasi Keuangan

4.1.1                   OMS harus membuat Laporan Informasi Keuangan untuk Manajemen bulanan pada [masukkan tanggal] setiap bulan.

4.1.2                   OMS mungkin menggunakan template kosong Buku Pegangan Keuangan Bagian:Lampiran 6.1

4.1.3                   OMS akan menggunakan Anggaran Perusahaan, Anggaran Proyek dan Buku Besar OMS untuk melengkapi template Informasi Keuangan untuk Manajemen bulanan.

4.1.4                   OMS seharusnya melengkapi laporan Informasi keuangan untuk Manajemen bulanan tidak lewat dari [masukkan tanggal] setiap bulan.

4.1.5                    [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menyusun laporan Informasi Keuangan bulanan.

4.1.6                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan laporan itu pada [masukkan tanggal] dari bulan itu ke [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab untuk memeriksa informasi pada laporan itu].

4.1.7                   [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab untuk memeriksa informasi pada laporan itu] akan meninjau laporan dan berdasarkan informasi yang disajikan dan dampak yang dimiliki pada situasi keuangan,OMS akan membuat keputusan yang strategis, jika diperlukan, untuk memperbaiki situasi.

5.      Kebijakan Cadangan (Reserves Policy)

5.1    Laporan Manajemen

5.1.1                   Kebijakan Cadangan yang asli ditandatangani pada [masukkan tahun].

5.1.2                   Kebijakan Cadangan menyatakan bahwa OMS mempertahankan jumlah dana tertentu dengan tujuan meyakinkan bahwa OMS memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi situasi tak terduga yang mungkin dan memungkinkan respon pada situasi dan kesempatan baru.

5.1.3                   Kali terakhir Kebijakan Cadangan di update adalah pada [masukkan tahun].

5.1.4                   Kebijakan ini akan selanjutnya ditinjau oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab untuk mereview kebijkan itu] pada [masukkan periode waktu].

5.2    Posisi saat ini

5.2.1                   Cadangan saat ini yang dipegang adalah [tulis jumlah yang dipegang saat ini].

5.2.2                   Cadangan ini dipegang sebagai [tunai, skema tabungan bank, obligasi, saham dll.].

5.2.3                   OMS menggunakan [masukkan jumlah dalam Rs] dari cadangannya selama 12 bulan terakhir.

5.2.4                   [masukkan posisi petugas] bertanggung jawab untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan cadangan di pembukuan pada akhir tahun keuangan.

5.3    Target Cadangan untuk 12 bulan kedepan

5.3.1                   Dalam tahun mendatang, target untuk cadangan bebas adalah [tulis target cadangan sebagai jumlah uang (contohnya Rs 25.000) dan/atau proporsi pengeluaran atau pendapatan (contohnya pengeluaran 6 bulan)].

5.3.2                   Target ini akan dicapai dengan [tulis bagaimana angka target akan dicapai: contohnya dari Biaya Manajemen;donasi yang bertambah dll].

5.4    Penggunaan Cadangan

5.4.1                   Cadangan bebas dapat digunakan untuk [sebutkan secara rinci keadaan dimana cadangan dapat dihabiskan, contohnya untuk memenuhi pendanaan kekurangan].

5.4.2                   Pengeluaran cadangan apapun harus disetujui oleh [masukkan nama badan atau petugas yang menyetujui ini].

5.4.3                   Cadangan apapun yang dihabiskan seharusnya diganti sesegera mungkin. Jika lebih dari 25% cadangan dihabiskan, kebijakan ini seharusnya ditinjau.

5.5    Pelaporan Cadangan

5.5.1                   Rangkuman kebijakan ini,target cadangan dan tingkat cadangan bebas yang saat ini dipegang harus ditulis di Laporan Tahunan OMS.

6.       Laporan Tahunan, Rekening dan Audit (Annual Reports, Accounts and Audits)

 

6.1    Akuntansi dan Laporan Manajemen

6.1.1                   OMS harus membuat Laporan Tahunan dan Rekening tahunan pada [masukkan bulan] tiap tahun.

6.1.2                    [masukkan posisi petugas] yang akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penyusunan bagian naratif.

6.1.3                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penyusunan bagian keuangan.

6.1.4                   [masukkan posisi petugas] akan menyelenggarakan rapat internal untuk menunjuk perusahaan Audit eksternal pada [masukkan bulan] tiap tahun.

6.1.5                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menjadi penghubung dengan Auditor eksternal.

6.1.6                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan draft yang dikombinasi Laporan Tahunan dan Rekening pada [masukkan bulan] ke [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab untuk mereview informasi pada laporan].

6.1.7                   [masukkan posisi petugas] akan menandatangani Laporan Tahunan dan Rekening akhir.

6.1.8                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menyimpan Laporan Tahunan dan Rekening dengan entitas Pemerintah pada [masukkan bulan] tiap tahun.

6.1.9                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menjaga rekening yang diaudit asli dan back up nya di tempat yang aman dan kering.

 

6.2    Audit

6.2.1                   OMS harus menggunakan layanan perusahaan Audit, atau individu berijin, untuk mengadakan Audit, setiap tahun.

6.2.2                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mencari kutipan untuk Audit dan mempresentasikan ini ke [masukkan posisi petugas yang bertanggung jawab untuk mereview kutipan ini dan mencari persetujuan akhir dari Dewan].

6.2.3                   [masukkan posisi petugas] akan menyelenggarakan rapat internal untuk menunjuk Perusahaan Audit atau individu eksternal, pada [masukkan bulan] tiap tahun.

6.2.4                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk bertindak sebagai penghubung dengan Auditor.

6.2.5                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan, secara internal dalam OMS, semua masalah Audit.

6.2.6                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan draft yang dikombinasi Laporan Tahunan dan Rekening yang diaudit pada [masukkan bulan] ke [masukkan posisi petugas yang bertanggung jawab untuk mereview informasi pada laporan].

6.2.7                   [masukkan posisi petugas] akan menandatangani Laporan Tahunan dan Rekening yang diaudit final.

6.2.8                   [[masukkan posisi petugas)] akan bertanggung jawab untuk menyimpan Laporan tahunan dan Rekening yang diaudit dengan entitas Pemerintah pada [masukkan bulan] tiap tahun.

6.2.9                   [masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menyimpan Rekening yang diaudit asli dan back up nya ditempat yang aman dan kering.