BUKU
PEGANGAN KEUANGAN
[Masukkan Nama OMS]
Versi:
Tanggal
Diambil (Date adopted):
Tanggal Peninjauan:
1.
Prinsip-Prinsip Umum
1.1
Sasaran-sasaran yang
ditetapkan [Nama
OMS] adalah [masukkan sasaran-sasaran disini]. Semua aktifitas, sumber daya dan keuangan didedikasikan untuk cita-cita/tujuan (goal) ini.
1.2
[Nama OMS] mengharapkan standar
integritas dan profesionalisme yang tinggi dari semua yang berhubungan dengan
itu. Buku Pegangan ini ada untuk membantu manajemen, staf dan relawan mencapai
standar-standar itu.
2.
Anggaran
2.1
Anggaran Perusahaan (Corporate
Budgets)
2.1.1
OMS
harus membuat Anggaran Perusahaan pada [masukkan
bulan] setiap tahun.
2.1.2
Anggaran
itu akan didasarkan pada template anggaran kosong di Lampiran 1.
2.1.3
Anggaran
harus dibahas dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan
bertanggung jawab menyetujui anggaran]
2.1.4
Anggaran
seharusnya di update dan dipresentasikan ke [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung
jawab menyetujui anggaran] setiap
[masukkan periode waktu:biasanya baik itu satu atau tiga bulan].
2.1.5
Varian
lebih dari 10% pada garis
anggaran apapun seharusnya disorot dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung
jawab menyetujui anggaran].
2.2
Anggaran Proyek (Project
Budgets)
2.2.1
OMS
harus membuat Anggaran Proyek untuk masing-masing anggaran lebih dari [tetapkan
ambang batas minimum].
2.2.2
Semua
proyek yang didanai secara eksternal harus mempunyai anggaran proyek.
2.2.3
Anggaran
itu akan didasarkan pada template anggaran kosong di Lampiran 2.
2.2.4
Anggaran
harus dibahas dan disetujui oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab
menyetujui anggaran]
2.2.5
Anggaran
seharusnya di update dan dipresentasikan ke [masukkan posisi
petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran] setiap [masukkan periode waktu:biasanya baik itu satu
atau tiga bulan].
2.2.6
Varian
lebih dari 10% pada garis anggaran apapun seharusnya disorot dan disetujui oleh
[masukkan
posisi petugas yang akan bertanggung jawab menyetujui anggaran].
3.
Peraturan dan Ketentuan
Keuangan
3.1
Pengadaan (Procurement)
3.1.1
OMS
akan memperoleh tiga (3) penawaran
untuk semua pembelian yang diajukan yang melebihi [masukkan ambang batas
minimum].
3.1.2
Ambang
batas ini harus ditetapkan oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab
menetapkan ambang batas].
3.1.3
OMS
akan memperoleh tiga (3) penawaran
untuk semua kontrak
layanan tahunan yang diajukan.
3.1.4
Pengadaan
apapun melebihi [masukkan ambang batas minimum] harus disetujui oleh [masukkan posisi
petugas senior yang dapat menyetujui pembelian-pembelian besar].
3.1.5
Pengadaan
apapun melebihi [masukkan ambang batas minimum] akan dimasukkan ke tender terbuka.
3.1.6
OMS
akan memperoleh tiga (3) kutipan untuk semua kontrak layanan.
3.1.7
OMS
akan menyerahkan pembelian atau kontrak
apapun yang nilainya lebih besar dari [masukkan ambang batas
minimum] ke tender terbuka.
3.2
Pembayaran (payments)
3.2.1
Dimanapun
memungkinkan, pembayaran lebih dari [tetapkan ambang batas minimum] seharusnya dilakukan dengan cek bank atau transfer
bank online.
3.2.2
Semua
cek harus ditandatangani atau transfer yang disetujui oleh dua penandatangan.
3.2.3
Petugas
yang sekarang memiliki otoritas untuk menandatangani cek atau menyetujui
transfer bank online adalah:
1: ____________________________________
2:____________________________________
3:____________________________________
4:____________________________________
3.2.4
Cek
seharusnya ditandatangani atau transfer disetujui hanya ketika semua dokumen back
up sudah ditempel seperti kutipan, faktur, surat jalan asli (delivery
receipt) dll.
3.3
Rekonsiliasi Bank
3.3.1
Rekening
bank untuk bulan sebelumnya harus direkonsiliasi diawal setiap bulan baru.
3.3.2
Semua
entri pada laporan bank harus dicek
terhadap dokumentasi back-up yang mencatat pendapatan dan
pengeluaran (misalnya kuitansi, pertinggal (cheque stubs), daftar kas (cash
logs) dll)
3.3.3
Rekonsiliasi
harus dilakukan oleh [masukkan posisi petugas].
3.3.4
Masalah
apapun seharusnya dilaporkan ke [masukkan posisi petugas].
3.4
Proyek yang didanai secara
Eksternal
3.4.1
Dana
proyek adalah pendapatan terbatas yang telah diberikan untuk mencapai cita-cita/tujuan (goal) tertentu. Dalam keadaan apapun, dana itu
seharusnya tidak digunakan untuk tujuan apapun
selain tujuan yang disetujui dengan pemberi dana dan dinyatakan dalam
kontrak atau dokumen resmi lainnya.
3.4.2
Manajer
proyek harus menginformasikan kepemimpinan dengan segera jika itu menjadi jelas
bahwa proyek tidak dapat diselesaikan dengan memuaskan. Manajer proyek, dibawah
arahan dari kepemimpinan, harus membahas masalah itu dengan pemberi dana dan
menawarkan untuk mengembalikan dana proyek yang
besar yang sesuai.
3.4.3
Rincian
pengeluaran proyek harus disimpan terpisah dalam anggaran, buku dan rekening
untuk memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi dengan mudah berapa banyak
yang sudah dihabiskan dan berapa jumlah dana yang tersisa dari kegiatan proyek yang besar.
3.4.4
Ini
tanggung jawab manajer proyek yang ditunjuk untuk memastikan bahwa semua target
proyek dipenuhi. Target apapun yang nampaknya terlewat seharusnya disorot dan
dilaporkan ke kepemimpinan.
3.4.5
Ini
tanggung jawab manajer proyek yang ditunjuk untuk memastikan bahwa semua
laporan proyek untuk donatur dibuat seperti yang diharuskan oleh kontrak.
3.5
Aset
3.5.1
Semua
aset fisik bergerak yang berharga lebih dari [tetapkan ambang batas
minimum] harus ditandai
dengan label khusus OMS.
3.5.2
Aset-aset
ini seharusnya dimasukkan dalam Daftar Aset yang menyebutkan lokasi geografis
aset.
3.5.3
Daftar
aset seharusnya di update jika aset ditransfer ke tempat proyek atau fasilitas
program yang lain.
4.
Informasi Keuangan untuk
Manajemen
4.1
Informasi Keuangan
4.1.1
OMS
harus membuat Laporan Informasi Keuangan untuk Manajemen bulanan pada [masukkan
tanggal] setiap bulan.
4.1.2
OMS
mungkin menggunakan template kosong Buku Pegangan Keuangan Bagian:Lampiran 6.1
4.1.3
OMS
akan menggunakan Anggaran Perusahaan, Anggaran Proyek dan Buku Besar OMS untuk
melengkapi template Informasi Keuangan untuk Manajemen bulanan.
4.1.4
OMS
seharusnya melengkapi laporan Informasi keuangan untuk Manajemen bulanan tidak
lewat dari [masukkan tanggal] setiap bulan.
4.1.5
[masukkan
posisi petugas] akan
bertanggung jawab untuk menyusun laporan Informasi Keuangan bulanan.
4.1.6
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan
laporan itu pada [masukkan tanggal] dari bulan itu ke [masukkan posisi
petugas yang akan bertanggung jawab untuk memeriksa informasi pada laporan itu].
4.1.7
[masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab
untuk memeriksa informasi pada laporan itu] akan meninjau laporan dan berdasarkan informasi
yang disajikan dan dampak yang dimiliki pada situasi keuangan,OMS akan membuat
keputusan yang strategis, jika diperlukan, untuk memperbaiki situasi.
5.
Kebijakan Cadangan (Reserves
Policy)
5.1
Laporan Manajemen
5.1.1
Kebijakan
Cadangan yang asli ditandatangani pada [masukkan tahun].
5.1.2
Kebijakan
Cadangan menyatakan bahwa OMS mempertahankan jumlah dana tertentu dengan tujuan
meyakinkan bahwa OMS memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi situasi tak
terduga yang mungkin dan memungkinkan respon pada situasi dan kesempatan baru.
5.1.3
Kali terakhir
Kebijakan Cadangan di update adalah pada [masukkan tahun].
5.1.4
Kebijakan
ini akan selanjutnya ditinjau oleh [masukkan posisi petugas yang akan bertanggung jawab
untuk mereview kebijkan itu] pada [masukkan periode waktu].
5.2
Posisi saat ini
5.2.1
Cadangan
saat ini yang dipegang adalah [tulis jumlah yang dipegang saat ini].
5.2.2
Cadangan
ini dipegang sebagai [tunai, skema tabungan bank, obligasi, saham
dll.].
5.2.3
OMS
menggunakan [masukkan jumlah dalam Rs] dari cadangannya selama 12 bulan terakhir.
5.2.4
[masukkan posisi petugas] bertanggung jawab untuk mencatat transaksi yang
berkaitan dengan cadangan di pembukuan pada akhir tahun keuangan.
5.3
Target Cadangan untuk 12
bulan kedepan
5.3.1
Dalam
tahun mendatang, target untuk cadangan bebas adalah [tulis target
cadangan sebagai jumlah uang (contohnya Rs 25.000) dan/atau proporsi
pengeluaran atau pendapatan (contohnya pengeluaran 6 bulan)].
5.3.2
Target
ini akan dicapai dengan [tulis bagaimana angka target akan dicapai:
contohnya dari Biaya Manajemen;donasi yang bertambah dll].
5.4
Penggunaan Cadangan
5.4.1
Cadangan
bebas dapat digunakan untuk [sebutkan secara rinci keadaan dimana cadangan dapat
dihabiskan, contohnya untuk memenuhi pendanaan kekurangan].
5.4.2
Pengeluaran
cadangan apapun harus disetujui oleh [masukkan nama badan atau petugas yang menyetujui
ini].
5.4.3
Cadangan
apapun yang dihabiskan seharusnya diganti sesegera mungkin. Jika lebih dari 25%
cadangan dihabiskan, kebijakan ini seharusnya ditinjau.
5.5
Pelaporan Cadangan
5.5.1
Rangkuman
kebijakan ini,target cadangan dan tingkat cadangan bebas yang saat ini dipegang
harus ditulis di Laporan Tahunan OMS.
6. Laporan Tahunan, Rekening
dan Audit (Annual
Reports, Accounts and Audits)
6.1
Akuntansi dan Laporan
Manajemen
6.1.1
OMS
harus membuat Laporan Tahunan dan Rekening tahunan pada [masukkan
bulan] tiap tahun.
6.1.2
[masukkan
posisi petugas] yang
akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan penyusunan bagian naratif.
6.1.3
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan
penyusunan bagian keuangan.
6.1.4
[masukkan posisi petugas] akan menyelenggarakan rapat internal untuk menunjuk
perusahaan Audit eksternal pada [masukkan bulan] tiap tahun.
6.1.5
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menjadi penghubung
dengan Auditor eksternal.
6.1.6
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan draft yang dikombinasi Laporan Tahunan dan
Rekening pada [masukkan bulan]
ke [masukkan
posisi petugas yang akan bertanggung jawab untuk mereview informasi pada
laporan].
6.1.7
[masukkan posisi petugas] akan menandatangani Laporan Tahunan dan Rekening
akhir.
6.1.8
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menyimpan Laporan
Tahunan dan Rekening dengan entitas Pemerintah pada [masukkan bulan] tiap tahun.
6.1.9
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menjaga rekening yang
diaudit asli dan back up nya di tempat yang aman dan kering.
6.2
Audit
6.2.1
OMS
harus menggunakan layanan perusahaan Audit, atau individu berijin, untuk
mengadakan Audit, setiap tahun.
6.2.2
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mencari kutipan untuk
Audit dan mempresentasikan ini ke [masukkan posisi petugas yang bertanggung jawab
untuk mereview kutipan ini dan mencari persetujuan akhir dari Dewan].
6.2.3
[masukkan posisi petugas] akan menyelenggarakan rapat internal untuk menunjuk
Perusahaan Audit atau individu eksternal, pada [masukkan bulan] tiap tahun.
6.2.4
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk bertindak sebagai
penghubung dengan Auditor.
6.2.5
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan, secara
internal dalam OMS, semua masalah Audit.
6.2.6
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk mempresentasikan draft yang dikombinasi Laporan Tahunan dan
Rekening yang diaudit pada [masukkan bulan] ke
[masukkan
posisi petugas yang bertanggung jawab untuk mereview informasi pada laporan].
6.2.7
[masukkan posisi petugas] akan menandatangani Laporan Tahunan dan Rekening
yang diaudit final.
6.2.8
[[masukkan
posisi petugas)] akan
bertanggung jawab untuk menyimpan Laporan tahunan dan Rekening yang diaudit
dengan entitas Pemerintah pada [masukkan bulan] tiap tahun.
6.2.9
[masukkan posisi petugas] akan bertanggung jawab untuk menyimpan Rekening
yang diaudit asli dan back up nya ditempat yang aman dan kering.
